Hinweisgeberportal

Die Brodos AG und ihre jeweiligen Tochtergesellschaften sind davon überzeugt, dass faire und nachhaltige Geschäftspraktiken nur durch ein ethisches und faires Handeln praktiziert werden können.

Ein Kernelement der Sorgfaltspflichten ist die Einrichtung eines wirksamen Hinweisgeberverfahrens, über das Hinweise jederzeit anonymisiert gemeldet werden können.

Das Hinweisgeberverfahren der Brodos AG gilt als zentraler Faktor, um die Unternehmenswerte und Prinzipien aufrechtzuerhalten. Es dient als Mechanismus, um potenzielle Risiken und mögliche Verstöße aufzudecken.

Diese Verfahrensordnung informiert über die wesentlichen Merkmale des Hinweisgeberverfahrens, den Zugang zum Hinweisgeberverfahren, sowie die Erreichbarkeit des Hinweisgeberkanals. Zudem wird dargestellt, wie die Brodos AG das Hinweisgeberverfahren durchführt.

Der Brodos AG ist es wichtig, die Informationen zum Hinweisgeberverfahren verständlich und nachvollziehbar darzustellen, um größtmögliche Transparenz über den Prozess zu schaffen.

I.) Was ist der Zweck und das Ziel des Hinweisgeberverfahrens?

Das Hinweisgeberverfahren soll als „Frühwarnsystem“ jeder Person oder Personengruppe die Möglichkeit eröffnen, Hinweise gegenüber der Brodos AG abgeben zu können, um damit auf Thematiken aufmerksam zu machen.

Personen und Personengruppen erhalten aber auch die Möglichkeit, den Verdacht einer Rechtsverletzung zu melden, damit Schäden unmittelbar abgewendet oder minimiert werden können.

II.) Wer hat die Möglichkeit das Hinweisgeberverfahren zu nutzen?

Jede Person, gleich ob unternehmensintern oder unternehmensextern, aus dem In- oder Ausland, direkt oder indirekt betroffen kann Beschwerden melden. Hierzu zählen insbesondere:

Beschäftigte der Brodos Gruppe
Beschäftigte mittelbar und unmittelbarer Zulieferer der Brodos AG
Geschäftspartner von der Brodos AG
Nichtregierungsorganisationen
Sonstige Dritte z.B. Anwohner der lokalen Standorte

III.) Welche Arten von Hinweisen können über das Hinweisgeberverfahren gemeldet werden?

Über das Hinweisgeberverfahren können sämtliche Beschwerden hinsichtlich Gesetzes- und/oder Regelverstößen, einschließlich menschenrechtlicher oder umweltbezogener Risiken oder möglicher rechtliche Verletzungen, die den eigenen Geschäftsbereich der Brodos AG betreffen oder sich entlang der gesamten Lieferkette von der Brodos AG ergeben.

Interner Arbeitsbereich
Datenschutz
Umweltschutz
Interessenskonflikte
Manipulation
Kartell- und Wettbewerbsrecht
Verstöße gegen Menschenrechte (Kinderarbeit, Zwangsarbeit)

IV.) Über welche Hinweisgeberkanal können Hinweise eingereicht werden?

Hinweise können jederzeit auf verschiedenen Wegen kostenlos abgegeben werden. Alle Hinweise, unabhängig davon, auf welchem Weg sie bei der Brodos AG eingehen, werden unmittelbar und auf die gleiche Weise weiterbearbeitet.

Nachfolgende Kanäle können zur Einreichung von Beschwerden bei der Brodos AG genutzt werden

Online-Meldekanal

Die Brodos AG stellt ein elektronisches Beschwerdesystem zur Verfügung, in das Beschwerden in ein Web-Formular eingegeben werden können. Das Hinweisgebersystem ist unter https://brodos.vispato.com/
zu erreichen.

Postalisch an

Brodos AG
Hinweisgeberverfahren
Erlanger Str. 9-13
91083 Baiersdorf

V.) Wer bearbeitet die Hinweise bei der Brodos AG

Die Brodos AG stellt sicher, dass Hinweise von verantwortungsvoll ausgewählten und speziell geschulten Mitarbeitern der Brodos AG bearbeitet werden. Diese Mitarbeitenden sind unparteiisch, unabhängig, an Weisungen nicht gebunden, zur Verschwiegenheit verpflichtet, entsprechend geschult und mit ausreichend zeitlichen Ressourcen ausgestattet.

VI.) Welche Informationen sollte ein Hinweis umfassen?

Mit folgenden freiwilligen Angaben unterstützt die hinweisgebende Person die Brodos AG bei der effektiven Bearbeitung des Hinweises:

Um was geht es? (Genaue Beschreibung des Vorgangs/ der möglichen Verletzung, Einzelheiten zu den Umständen, Dokumente, die den Vorgang belegen)
Wer ist aus Sicht der hinweisgebenden Person an dem Vorgang beteiligt oder betroffen? (Name und/oder Position des Beschäftigten oder des Geschäftspartners)
Wo ist der Vorgang eingetreten bzw. wo hat sich die mögliche Verletzung zugetragen? (Standort, Abteilung/Team)
Wann ist der Vorgang eingetreten bzw. wann ist die mögliche Verletzung passiert? (Datum, Uhrzeit, Zeitrahmen, Dauer, Häufigkeit)
Wurde bisher jemand von dem Vorgang informiert? Wem ist der Vorgang bekannt?
Angabe darüber, ob die Brodos AG mit dem Hinweis vertraulich oder transparent umgehen soll.

VII.) Wie läuft das Beschwerdeverfahren ab?

Eingang des Hinweises: Nachdem der Hinweis eingegangen ist, erhält die hinweisgebende Person im normalen Geschäftsgang, d.h. in angemessener Frist, eine Eingangsbestätigung. Dabei wird die hinweisgebende Person u.a. darauf hingewiesen, dass die Brodos AG während des gesamten Verfahrens mit ihr im Kontakt steht, sofern dies gewünscht ist und eine Kontaktmöglichkeit zur Verfügung steht. Die Kommunikation erfolgt unter Berücksichtigung gesetzlich geschützter Interessen anderer Personen und Unternehmen (z.B. Datenschutzanforderungen, Geheimhaltungspflichten). Der Eingang und die Eingangsbestätigung werden unternehmensintern dokumentiert.
Prüfung des Hinweises: Nach Eingang des Hinweises erfolgt eine formale Prüfung darüber, um welche Kategorie es sich bei dem Hinweis handelt. Außerdem wird festgestellt, welche der Brodos Gesellschaften oder welcher ihrer Geschäftspartner von dem Hinweis betroffen ist. Sollte der Hinweis zurückgewiesen werden, wird dies der hinweisgebenden Person mitgeteilt und begründet. Eine Ablehnung des Hinweisgeberverfahrenes erfolgt nur in Fällen, in denen nach Rücksprache mit der hinweisgebenden Person keine hinreichenden Anhaltspunkte für den Hinweis vorliegen.
Kommunikation zur Klärung des Sachverhalts: Wird der Hinweis weiterverfolgt, beginnt die Klärung des Sachverhalts. Sollte die hinweisgebende Person eine Kontaktmöglichkeit angegeben haben, erfolgt ggf. eine Kontaktaufnahme bei Rückfragen zur Klärung des Sachverhalts.
Einleitung von Abhilfemaßnahmen: Bestätigt sich die Beschwerde, leitet die Brodos AG unverzüglich Abhilfemaßnahmen ein. Im Hinblick auf die Festlegung der Abhilfe- und Präventionsmaßnahmen gilt es insbesondere die Erwartungen der hinweisgebenden Personen zu berücksichtigen.
Umsetzung und Überprüfung der Wirksamkeit der Maßnahmen: Fortführend werden die mit dem Hinweisgeberverfahren betrauten Mitarbeitenden überprüfen, ob die Abhilfemaßnahmen erfolgreich umgesetzt werden.
Hinweis gelöst, Kommunikation zum Abschluss des Hinweisgeberverfahrens:
Der hinweisgebenden Person werden abschließend die Ergebnisse des Hinweisgeberverfahrens mitgeteilt, gleich ob die Identität der hinweisgebenden Person bekannt ist, oder ob eine extra für die Meldung erstellt E-Mail-Adresse verwendet wurde. Die Bearbeitungszeit ist stark fallabhängig und kann von wenigen Tagen bis zu mehreren Monaten dauern. Die Brodos AG ist jedoch bemüht, das Hinweisgeberverfahren zeitnah zum Abschluss zu bringen.

VIII.) Wie wird der Schutz hinweisgebender Personen sichergestellt?

Ein wesentlicher Bestandteil des Hinweisgeberverfahrens von der Brodos AG ist der Schutz der hinweisgebenden Person vor Benachteiligungen oder Repressalien. Aus diesem Grund führt die Brodos AG Untersuchungen auf eine Weise durch, die die Identität der hinweisgebenden Person schützt. Solange die Beschwerde in gutem Glauben erfolgt ist, hat die hinweisgebende Person keine negativen Konsequenzen zu fürchten, selbst wenn sich ein Verdacht nicht erhärtet.

Die nachfolgend aufgeführten Maßnahmen dienen dazu, den Schutz der hinweisgebenden Personen zu gewährleiten:

Identitätsschutz und Geheimhaltung: Die Brodos AG nutzt ein IT-basiertes sicheres Ordnersystem (Vispato) zur Dokumentation und Archivierung gemeldeter Fälle, inkl. entsprechender Kommunikationsdokumentation zu Fehlverhalten. Nur die für die speziell zu prüfenden Hinweisen zuständigen Mitarbeitenden von der Brodos AG haben Zugriff auf diese Dateien.
Verantwortliche Mitarbeitende für die Bearbeitung von Hinweisen müssen alle erhaltenen Informationen vertraulich behandeln. Ihnen ist strengstens untersagt sich gegenüber Dritten über derartige Sachverhalte innerhalb und außerhalb der Brodos Gruppe zu äußern, sofern dies nicht gesetzlich zulässig oder erforderlich ist.
Schutz der hinweisgebenden Person vor Repressalien und Diskriminierung:
Die Brodos AG untersagt jede Form von Diskriminierung und Einschüchterung gegenüber der hinweisgebenden Person. Vergeltungsmaßnahmen gegen die hinweisgebende Person und/oder ihre Mitarbeitenden sind strengstens untersagt. Die mit dem Hinweisgeberverfahren betrauten Mitarbeiter der Brodos AG stehen auch nach Abschluss des Verfahrens mit der hinweisgebenden Person, wenn gewünscht, in Kontakt, um einen bestmöglichen Schutz vor Diskriminierung und Repressalien zu gewährleisten.
Unparteilichkeit der Verantwortlichen: Die Unparteilichkeit der mit dem Hinweisgeberverfahren betrauten Mitarbeitenden von der Brodos AG wird durch das Vier-Augen-Prinzip und die fachliche Unabhängigkeit der Weisungen gewährleistet.

IX.) Bezeichnung des sozialen Geschlechts

Zur besseren Lesbarkeit wird in der vorliegenden Verfahrensdokumentation auf die gleichzeitige Verwendung weiblicher und männlicher Sprachform verzichtet. Es wird das generische Maskulinum verwendet, auch für Titelbezeichnungen, wobei alle Geschlechter gleichermaßen gemeint sind.